En inköpsstrategisk metodik för klimatanpassning

I Göteborgs Stads klimatanpassningsplan framhålls att det kan bli kostsamt om alla risker och effekter av ett förändrat klimat ska hanteras på en gång. Därför behövs en stegvis anpassning över tid, med lösningar som undviker ineffektiva eller begränsande strukturer. De som arbetar med upphandlingar inom Göteborgs Stad ser att klimatanpassning påverkar deras arbete då det är en aspekt som behöver beaktas i många upphandlingar.

Klimatanpassning som ett strategiskt perspektiv vid inköp

Inköps- och upphandlingsförvaltning har ansvar för att leda, stödja och utveckla inköp och upphandling i Göteborgs Stad. I samband med arbetet med stadens klimatanpassningsplan presenterades förslag på övergripande åtgärder för staden kopplade till försörjningsrisker. Inköps- och upphandlingsförvaltningen har tagit fram en metodik för att arbeta strukturerat med försörjningsrisker och beredskap som även tar klimatanpassning i beaktning. Klimatanpassning integreras som en aspekt i detta arbete.

Förvaltningen har idag en utvecklad syn på risker och brister i försörjningskedjan, där en realiserad risk kan leda till brist på viktiga varor. Detta kan i förlängningen orsaka kriser i stadens verksamheter. Exempelvis kan väderhändelser som skyfall eller skred försvåra transporter av samhällsviktiga varor som medicin eller livsmedel, vilket kan ske i flera led av leveranskedjan, även utanför stadens gränser. Förvaltningen menar att alla stadens verksamheter och bolag behöver arbeta systematiskt med att identifiera och kartlägga potentiella försörjningsrisker – särskilt inom verksamheter med samhällsviktiga funktioner.

Bedömning av avtalsområden

I metodiken ingår att klassificera avtalsområden utifrån hur samhällsviktigt respektive avtal är. Ju viktigare ett avtal bedöms vara, desto fler insatser behöver genomföras för att skapa robusthet. I dessa fall blir dialogen med både verksamheter och leverantörer en avgörande faktor.

Verksamheterna behöver identifiera vad i varje avtal som är kritisk för att kunna upprätthålla driften. Om försenad eller utebliven leverans av varor eller tjänster förhindrar att en viktig verksamhet kan bedrivas som planerat, klassas avtalet som samhällsviktigt. Avtalen för livsmedel, hälso- och sjukvårdsmaterial och telefoni är exempel på avtal som bedöms vara kritiska för verksamhgeter som har samhällsviktiga funktioner. Det kan även uppkomma nya behov till följd av ett skyfall, exempelvis pumpar, sandsäckar, nödvatten och liknande.

Leverantörsdialoger ger en ökad förståelse för vilka försörjningsrisker som kan finnas i leveranskedjorna. En dialog har även påbörjats med livsmedelsgrossisterna om hur klimatförändringarna kan komma att påverka stadens försörjning. Dialogerna handlar också om hur parterna kan skapa en hållbar försörjning tillsammans.

– Effekter av ett förändrat klimat påverkar alla i allt större utsträckning. Dels behöver stadens verksamheter bygga egen beredskap för att klara händelser som översvämningar, skyfall och värmeböljor. Dels behöver vi ha mer dialog med våra leverantörer. De behöver också arbeta förebyggande för att klara sådana händelser längs hela leveranskedjan, säger Sari Bodin, Risk Manager på Inköps- och upphandlingsförvaltningen.

Robusthet byggs in i respektive avtalsstrategi

Efter att avtalsområden blivit analyserade och klassificerade ska åtgärder för ökad beredskap integreras i avtalsstrategierna. Åtgärdernas syfte är att förebygga de olika försörjningsriskerna och hantera dem om de inträffar.

Ju högre prioriterat ett avtalsområde är desto mer tid bör läggas på att bygga in beredskap i upphandlingar och avtalsuppföljning. Men även ha en beredskapsplan när något sker. Åtgärder som tas fram blir en del av avtalsområdets upphandlings- eller avtalsstrategi.

Klimatanpassning handlar om att förutse, förbereda sig på och hantera de effekter och risker som uppstår när klimatet förändras. I arbetet med att stärka stadens försörjningsberedskap blev det tydligt att klimatanpassning behöver integreras i respektive avtalsstrategi. Det innebär att man redan i planeringen av upphandlingar tar hänsyn till hur klimatrelaterade risker kan påverka tillgången på varor och tjänster, och hur dessa risker kan förebyggas eller mildras.

Göteborgs stad har i sitt arbete tagit hjälp av webbvägledningen som finns på Klimatanpassad upphandling. Vägledningen har tagits fram av SMHI och Upphandlingsmyndigheten och är avsedd att användas som en del av förarbetet i en upphandling. Den ger exempel på vad som kan vara aktuellt att beakta i olika inköpskategorier.

Vägledning för klimatanpassade upphandlingar.

– Upphandlare hanterar många olika faktorer och även i stora kommuner kan stöd behövas, speciellt för att arbeta proaktivt för att möta effekter av ett förändrat klimat. För upphandlare i en mindre kommun kan det vara utmanande att behöva tänka på om den ena eller andra upphandlingen behöver klimatanpassas. Men SMHI och Upphandlingsmyndigheten som tagit fram vägledningen är ju experter inom sina områden så varför då inte använda det stödet, säger Sari Bodin.

Anpassning av avtalen

I Inköps- och upphandlingsförvaltningens metodik ingår att se över olika avtalsskrivningar. Force majeure eller befrielsegrunder är exempel på villkor som kan behöva ses över i avtal. Villkoren innebär i de flesta fall att leverantören befrias från avtalsplikter vid händelser av kris. Men för samhällsviktiga funktioner kan villkoret då motverka det samhällsviktiga uppdraget. Här kan du läsa Göteborgs Stads anpassade villkor i Befrielsegrunder.

Göteborgs Stads anpassade villkor i Befrielsegrunder Pdf, 89.3 kB. (Pdf, 89.3 kB)

Inköps- och upphandlingsförvaltningen driver processen vid upphandlingar som är gemensamma för flera förvaltningar. Verksamheterna definierar då vilka behoven är och vilka krav som ska ställas i upphandlingen. När det gäller hållbarhet, försörjningsrisker och klimatanpassning är Inköps- och upphandlingsförvaltningen behjälpliga med det.

Att se till att krav och avtalsvillkor kan följas upp är viktigt, inte minst i upphandlingar som berör samhällsviktig verksamhet och försörjningssäkerhet. Villkor som inte är möjliga att följa upp och utvärdera riskerar bli verkningslösa och strida mot upphandlingsrätten.

För att minska risker som har med ett förändrat klimat eller försörjningstrygghet att göra så kan verksamheterna också behöva reflektera över den egna verksamheten och förändra rutiner, arbetssätt och inköpsmönster. Att ha ett mellanlager i den egna organisationen är ett exempel på hur negativa effekter vid leveransuppehåll kan motverkas. Lagren kan då anpassas till behoven att ha en buffert där även mindre lager kan fungera bra.

Ett pågående arbete med positiva erfarenheter

Målet är att metodiken ska bli en integrerad och självskriven del i inköps- och upphandlingsarbetet. För att underlätta har bland annat ett utbildningsmaterial har tagits fram. Metodiken är inte tvingande, men verksamheterna uppmuntras att använda den.

Metodiken har hittills tagits emot positivt, både inom organisationen och externt. Klimatanpassad upphandling är ett viktigt men samtidigt komplext och omfattande område. Det är därför avgörande att den offentliga sektorn samarbetar då uppgiften annars kan kännas övermäktig för enskilda aktörer.

Utmaningar som identifierats är att en ny metodik innebär ytterligare ett nytt arbetssätt. Nya typer av dialoger har krävts, både internt inom verksamheten och med leverantörer. Detta har tagit tid och resurser i anspråk.

– Vi måste hjälpas åt, alla behöver ju inte uppfinna hjulet på nytt. Se i stället på hur andra gjort och kolla på webb-vägledningen om klimatanpassad upphandling. Att utgå ifrån sådant material och se vad man kan tillämpa i sin organisation är en bra början, säger Sari Bodin.