Ny metodik för klimatanpassad upphandling för mer robusta avtal

Göteborgs Stads inköps- och upphandlingsförvaltning har arbetat fram en metodik för mer robust försörjning, vilket även omfattar klimatanpassning. Under tiden då arbetet med den nya metoden pågick, skulle en upphandling av bostad med särskild service genomföras. Även om metodiken inte var slutförd tog inköparen ändå med sig tankarna om ett mer robust avtal in i upphandlingen.

– Man måste ju börja någon gång, så får vi förbättra oss allt eftersom. Och hade vi inte gjort något i den här upphandlingen så hade vi ju stått hela avtalstiden utan robustare avtal, säger Sanna Göransson, strategisk inköpare på Inköps- och upphandlingsförvaltningen.

Viktig upphandling för sårbara grupper

Bostad med särskild service drivs till stor del av Göteborgs Stad själva, men staden är även beroende av upphandlade leverantörer. Personer som bor i bostad med särskild service har olika former av bland annat intellektuella funktionsvariationer och genom upphandling säkerställer kommunen att leverantörerna ger det stöd och omsorg som de boende behöver.

– De boende kan vara mer eller mindre utlämnade till personalen och har ingen möjlighet att själva undvika eller hantera en eventuell krissituation som exempelvis en värmebölja. Äldre avtal och kravspecifikationer innehåller väldigt lite om sådant. Jag bedömde därför att det var viktigt att lyfta beredskap och en robustare försörjning i den nya upphandlingen, säger Sanna Göransson.

Behovsundersökning och dialog för en bra grund

Inför upphandlingen var det viktigt att få en heltäckande bild av de boendes behov och situation. Den specialistkunskapen stod förvaltningen för funktionsstöd för. De bidrog även med information om hur förvaltningen arbetar med kontinuitetsarbete, det vill säga hur verksamheten tryggas i händelse av extremväder eller andra typer av kriser.

Ett utkast med krav och villkor till upphandlingen formulerades och följdes av en marknadsundersökning där ett hundratal leverantörer fick möjlighet att lämna synpunkter. Bland annat fanns frågor om befintliga arbetssätt och rutiner, om vissa delar saknas idag och i så fall när de skulle kunna åtgärda eventuella brister.

Ett viktigt syfte med enkäten var att poängtera att arbetet ska bedrivas på boendet och för de boende, inte på bolagsnivå. Arbetar leverantören övergripande och strategiskt med sådana frågor är det bra, men viktigast är att drift och service på boendet fungerar även vid extrema händelser, exempelvis vid hög värme.

Alla leverantörer svarade inte på enkäten, men tillräckligt många svar inkom för att resultatet skulle bli relevant. Av svaren framgick bland annat att många redan lever upp till de krav som ställts, eller att efterfrågade rutiner och metoder kan finnas på plats inom ett till två år. Ingen av de tillfrågade svarade att kraven var orimliga.

Krav och villkor arbetades om

Slutsatsen av undersökningen blev att marknaden kunde anses vara mogen för de nya perspektiven, men att det också krävdes en viss omarbetning av det första utkastet av upphandlingsunderlaget, exempelvis behövde avtalsklausulen ”Force majeure” formuleras om. Inköps- och upphandlingsförvaltningens jurist arbetade om klausulen tillsammans med upphandlaren och risk manager.

– Vi utvecklade de övriga kraven också, där mer ansvar läggs på leverantörerna. Ett undantag är dock klausulen om prisjusteringar, eftersom kostnaderna kan öka drastiskt för leverantörerna om extremhändelser inträffar. Därför fick vi fundera på ett sätt att reglera kostnadsökningar i särskilda fall, berättar Sanna.

Klausulen om prisjusteringar ändrades så att det blir möjligt för en leverantör att be om prisjustering om beredskapen höjs. Båda avtalsparterna ska då vara överens och justeringen gäller endast under en begränsad tid.

– Vi har även tittat på kontraktsvillkoret för kris- och beredskapsarbete. Det säger nu att leverantören i det arbetet bland annat särskilt ska beakta klimatanpassning. Leverantören ska också säkra tillgången till värme-, vatten-, el och andra nödvändiga leveranser av verksamhetskritiska varor och tjänster. Detta villkor innefattar också att leverantören ska säkerställa att boendet har en kontinuitetsplan på plats senast ett år efter avtalsstart. Den ska då vara implementerad och fungera operativt, till nytta för de boende, säger Sanna Göransson.

Uppföljning av krav och villkor

Upphandlingen genomfördes under 2025 och de nya avtalen börjar gälla 1 januari 2026. Leverantörerna har ett år på sig att ta fram kontinuitetsplaner på boendenivå. Därefter planeras en uppföljning som inledningsvis ska göras med hjälp av enkäter till alla leverantörer, följt av stickprover.

Kostnader – eller kanske investering?

Att i sitt kris- och beredskapsarbete tänka in klimatanpassning kräver resurser, i form av ökade kostnader för såväl arbetstid som investeringar i åtgärder. Sanna Göransson menar dock att sådana kostnader verkligen är investeringar som lönar sig på sikt, eftersom priser på viktiga varor och tjänster kan öka kraftigt i händelse av kris.

Erfarenheter

Att lära av tidigare erfarenheter, och från andras arbete, är en viktig poäng i allt förbättringsarbete. Sanna Göransson menar att det finns lärdomar även i detta upphandlingsprojekt som kan vara till hjälp för andra kommuner som står inför arbetet med att upphandla robust och klimatanpassat.

– Vi hade gärna haft dialogmöten med möjlighet för leverantörerna att ställa frågor och diskutera. Men med så många leverantörer gick inte det att göra på ett bra sätt. Det är ju i och för sig glädjande att vi har många leverantörer, mindre kommuner kanske har en annan möjlighet att föra en dialog med sina leverantörer om de är färre. Tipset till andra, ja, det är nog att det viktigaste är att komma igång, börja någonstans - möjligheten att förbättra sig försvinner inte, avslutar Sanna Göransson.