Före
Vad är syftet med workshopen?
Börja med att formulera syftet med workshopen.
Exempel: Syftet med workshopen är att analysera hur olika klimatfaktorer kan komma att påverka viktiga samhällsfunktioner i kommunen.
Vad förväntas resultatet bli?
Exempel: Utöver den faktiska analysen av olika klimatfaktorers påverkan på viktiga samhällsfunktioner väntas workshopen resultera i ett bättre samarbete mellan deltagarna och ett mer tvärsektoriellt perspektiv på frågorna.
Vilka ska vara med?
Utse deltagare så att de tillsammans har en heltäckande kunskap och kompetens för att belysa/diskutera/hantera det fokus ni lagt i er workshop.
Schema, agenda, underlag och dokumentation
Hur mycket tid har ni till förfogande och hur ska den användas?
Gör ett enkelt schema så du ser att ni får in det som ska hinnas med. Planera tid för respektive övning, kaffepauser, bufferttid med mera. Fundera även på de ”spelregler” som ska gälla under er workshop.
Inbjudan och avstämning
Skicka i god tid en inbjudan som anger start- och stopptider, syfte och mål med workshopen, en kort dagordningen samt vilka som deltar.
Även om du känner deltagarna så bör du som workshopledare ta en kort avstämning med respektive deltagare. Du kan även skicka ut material till deltagarna för genomläsning, till exempel rapporter, budgetar, projektdokument med mera så att deltagarna kan trimmas in på vad som ska göra under workshopen.
Under workshopen
Rollen som workshopledare
Workshopledaren: Agerar oberoende och driver workshopen framåt på ett engagerat och energiskt sätt.
Workshopledaren ställer frågor för gruppen att hantera, sammanfattar resp. steg av workshopen och agerar ’positivt provokativt’ samt vågar ställa besvärliga frågor och vara ifrågasättande.
Deltagarnas aktivitet: En workshop planeras ju in för att alla ska vara aktiva. Var och en har valts ut för att kunna bidra med just sin pusselbit eller för att se på frågorna från just sin synpunkt. Det är en förväntan som finns på deltagarna, men även en roll som workshopledaren måste uppmana och utmana deltagarna till.
Efter
Sammanställning och spridning av dokumentation
Dokumentera:
- Vilka frågor hanterades och vad kom ni fram till?
- Gjorde ni en prioritering eller formulering att ta vidare?
- Satte ni en tidplan eller ansvarsfördelning?
Presentera för gruppen och beställaren: Gruppen ska så snart som möjligt få se resultatet/dokumentet från er workshop. Särskilt resultatet, då det är gruppen som gjort arbetet och faktiskt äger resultatet.
Utvärdera
Från ord till handling: Säkra att resultatet från er workshop kommer till användning och att resultatet svarar mot den investering i tid ni gjorde.
Viktigt att workshopen inte bara blir ett ”trevligt möte” med gula post-it-lappar.