Etablera arbetet

Samförstånd gällande klimatanpassningsfrågan, arbetsgruppens roll och kommande process är något som initialt behöver uppmärksammas. Genom att samla direkt berörda personer för uppstart och gemensam genomgång skapas en god grund för fortsatt arbete. 

Bjud in till ett uppstartsmöte med arbetsgruppen. Det är bra att även inkludera politiker och verksamhetschefer under inledningen av mötesdagen för att ge dem helhetsgreppet. 

Efter uppstartsmötet bör alla som kommer vara direkt involverade i arbetet ha en idé om vilken roll deras förvaltning eller bolag kan spela. Tidigt i arbetet bör arbetsgruppen skapa sig en gemensam bild över de viktigaste klimatutmaningarna som kommunen står inför. Dessutom måste man redan nu börja formulera mål och visioner för arbetet.

TÄNK PÅ

Bjud gärna in länsstyrelsens klimatanpassningssamordnare till uppstartsmötet för att få expertkunskap och ge tyngd åt frågorna!

Uppstartsmötet har fyra syften

  1. Ge alla inbjudna kunskap om varför arbetet med klimatanpassning är viktigt.
  2. Tydliggöra arbetsgruppens roll.
  3. Skapa förståelse för att klimatanpassningsarbetet bör integreras i ordinarie verksamhet.
  4. Göra arbetsgruppens arbete känt bland politiker och förvaltningschefer, även de som inte är direkt involverade från början.

Förslag Agenda uppstartsmöte (13 kB, xlsx)

Tidigt bör arbetsgruppen skapa en gemensam bild av kommunens behov av anpassning som bygger på kunskap från alla medverkande verksamhetsområden. Diskussionerna bör handla om vilka klimatutmaningar och möjligheter kommunen står inför samt vilka effekter som måste hanteras. Detta gynnar även fortsatt samverkan och gör det lättare att prioritera de viktigaste klimateffekterna längre fram i processen.

Inspiration till en övning som styr diskussionerna åt rätt håll finns under Hjälpmedel och Klimatrelaterade utmaningar

Formulera visioner och mål

För att ge arbetet med klimatanpassning stadga bör visioner och mål för arbetet formuleras. Detta kan vara svårt att göra tidigt i processen, när man ännu inte riktigt greppat vad frågan innebär. Icke desto mindre bör man försöka redan nu.

Visioner är ofta kvalitativa och anger den riktning i vilken kommunen vill röra sig. En möjlig vision är att gå från "safe-fail" till "fail-safe", dvs att kommunen ska vara robust och kunna hantera oväntade påfrestningar. Visioner kring klimatanpassning bör förankras i kommunens styrsystem och vara ett bland andra övergripande mål som syftar till att göra kommunen till en bra plats att leva och verka i.

Mål kan vara både kvantitativa och kvalitativa, och anger inom vilka områden kommunen vill koncentrera insatserna. De kan utformas på flera olika sätt. Nedan finns några exempel.

Exempel processorienterade mål

  • Koordinator för klimatanpassningsarbetet ska vara utsedd och resurssatt av Samhällsbyggnadsnämnden senast (slutdatum).
  • Vision och mål för klimatanpassning ska vara beslutade av Kommunfullmäktige senast (slutdatum).
  • Planer för klimatanpassningsåtgärder ska vara beslutade i berörda nämnder senast (slutdatum).
  • Klimatanpassningsplan för hela kommunen ska vara tagen av KS senast (slutdatum).

Exempel mål för minskad sårbarhet inför klimatförändringar

  • I kommunens tätorter prioriteras fördröjning av dagvatten.  
  • Andelen hårdgjord yta i kommunens tätorter ska minska med X procentenhet varje år de närmaste 10 åren.
  • Alla kommunens förvaltningar och bolag ska öka organisationens kunskap om vad ett förändrat klimat innebär för dess verksamhet och hur negativa konsekvenser kan undvikas eller minskas.

Fler aspekter av arbetet

Arbetsgruppens bör tillsammans gå igenom det kommande arbetet, inklusive roller och preliminär planering. Nedan listas aspekter för arbetsgruppen att tidigt få grepp om. 

Budget: Arbetstid, övriga kostnader, beställning av fördjupade utredningar.

Befintligt material och andra stödresurser: Vilken dokumenterad kunskap finns redan kring klimatanpassningsfrågor inom kommunen? Sammanställ dokumenterad kunskap och var den finns att tillgå.

Befintliga aktiviteter: Finns det redan aktiviteter som bidrar till kommunens klimatanpassning? För stöd se Hjälpmedel och Kartlägg pågående aktiviteter

Behov av konsult: Behöver en extern processledare köpas in eller kan arbetsgruppens koordinator själv genomföra arbetet?

Dokumentation och informationsspridning: Hur dokumenteras arbetet? Vad och hur sprids information inom och utom arbetsgruppen? Säkerställ gemensam åtkomst av minnesanteckningar, underlag, foton och så vidare.

Relevanta styrdokument: Vilka befintliga styrdokument är relevanta från ett klimatanpassningsperspektiv? Gör en lista med tänkbara dokument.

Rapportering: Hur ska arbetet rapporteras och till vem? Diskutera datum för deadline av rapporter/presentationer samt målgrupp.