Bjud in till ett uppstartsmöte med arbetsgruppen. Det är bra att även inkludera politiker och verksamhetschefer under inledningen av mötesdagen för att ge dem helhetsgreppet.
Efter uppstartsmötet bör alla som kommer vara direkt involverade i arbetet ha en idé om vilken roll deras förvaltning eller bolag kan spela. Tidigt i arbetet bör arbetsgruppen skapa sig en gemensam bild över de viktigaste klimatutmaningarna som kommunen står inför. Det är viktigt att tidigt fundera på vad kommunen gör redan idag som är eller angränsar till klimatanpassning. Många delar av kommunen kan redan arbeta med denna typ av frågor, kanske utan att själva vara medvetna om det. Utöver detta behöver man redan nu börja formulera mål och visioner för arbetet. En dokumentationsmall finns under fliken hjälpmedel.
Uppstartsmötet har fyra syften
- Ge alla inbjudna kunskap om varför arbetet med klimatanpassning är viktigt.
- Tydliggöra arbetsgruppens roll.
- Skapa förståelse för att klimatanpassningsarbetet bör integreras i ordinarie verksamhet.
- Göra arbetsgruppens arbete känt bland politiker, förvaltningschefer och relevanta tjänstepersoner. Även de som inte är direkt involverade från början.
Förslag Agenda uppstartsmöte (13 kB, xlsx)
Tidigt bör arbetsgruppen skapa en gemensam bild av kommunens behov av anpassning som bygger på kunskap från alla medverkande verksamhetsområden. Diskussionerna bör handla om vilka klimatutmaningar och möjligheter kommunen står inför samt vilka effekter som måste hanteras. Detta gynnar även fortsatt samverkan och gör det lättare att prioritera de viktigaste klimateffekterna längre fram i processen.
Inspiration till en övning som styr diskussionerna åt rätt håll finns under Hjälpmedel och Klimatrelaterade utmaningar.
Formulera visioner och mål
För att ge arbetet med klimatanpassning en tydlig riktning bör visioner och mål för arbetet formuleras. Detta kan vara svårt att göra tidigt i processen, när man ännu inte riktigt greppat vad frågan innebär. Icke desto mindre bör man försöka redan nu. Delmål kan hjälpa kommunen att komma vidare.
Visioner är ofta kvalitativa och anger den riktning i vilken kommunen vill röra sig. En möjlig vision är att gå från "safe-fail" till "fail-safe", alltså att kommunen ska vara robust och kunna hantera oväntade påfrestningar. Visioner kring klimatanpassning bör förankras i kommunens styrsystem och vara ett bland andra övergripande mål som syftar till att göra kommunen till en bra plats att leva och verka i för dess invånare, företag och föreningar.
Mål kan vara både kvantitativa och kvalitativa, och anger inom vilka områden kommunen vill koncentrera insatserna. De kan utformas på flera olika sätt.
En hjälp för att formulera både visioner och mera konkreta mål kan vara att skapa Framtidsbilder för kommunen enligt metoden ”Framtidsbilder – ett klimatanpassat samhälle om 50 år”.
Framtidsbilder – ett klimatanpassat samhälle om 50 år | SMHI
I en kustkommun i södra Sverige använde man Framtidsbilder för att skapa en vision för hur kommunen ska se ut i en klimatanpassad framtid. Här kan du läsa mer om Strandköping 2073 (19 kB, docx)
Andra viktiga förutsättningar för arbetsgruppen
Arbetsgruppens bör tillsammans gå igenom det kommande arbetet, inklusive roller och preliminär planering. Nedan listas aspekter för arbetsgruppen att tidigt få grepp om.
Budget: Arbetstid, övriga kostnader, beställning av fördjupade utredningar.
Befintligt material och andra stödresurser: Vilken dokumenterad kunskap finns redan kring klimatanpassningsfrågor inom kommunen? Sammanställ dokumenterad kunskap och var den finns att tillgå.
Befintliga aktiviteter: Finns det redan aktiviteter som bidrar till kommunens klimatanpassning? För stöd se Hjälpmedel och Kartlägg pågående aktiviteter.
Behov av konsult: Behöver en extern processledare köpas in eller kan arbetsgruppens koordinator själv genomföra arbetet?
Dokumentation och informationsspridning: Hur dokumenteras arbetet? Vad och hur sprids information inom och utom arbetsgruppen? Säkerställ gemensam åtkomst av minnesanteckningar, underlag, foton och så vidare.
Relevanta styrdokument: Vilka befintliga styrdokument är relevanta från ett klimatanpassningsperspektiv? Gör en lista med tänkbara dokument.
Rapportering: Hur ska arbetet rapporteras och till vem? Diskutera datum för deadline av rapporter/presentationer samt målgrupp.